Hoe voer je een goed functioneringssgeprek?

Functioneringsgesprekken zoals we ze van oudsher kennen kosten veel en leveren niets op. Ja, een hoop frustratie en irritatie, maar geen daadwerkelijke persoonlijke groei of motivatie-boost. Uit onderzoek van Wawoe (VU) blijkt dat de beoordeling vaak een politiek of conflict-mijdend motief heeft (“als we haar nu weer een lage beoordeling geven is ze weg of krijgen we ruzie, dus laten we maar wat hoger inschalen”). Een heel betrouwbaar beeld geven deze traditionele beoordelingen dus niet. Erger nog: uit het onderzoek van Wawoe blijkt dat deze gesprekken hun doel, mensen motiveren zich te verbeteren, volledig missen. Iedereen is blij als de “veroordelingsgeprekken” voorbij zijn. Ondertussen hebben deze gesprekken onze economie 1 miljard euro gekost.

Volgens Wawoe kan dit veel beter. Daar is Freddify het helemaal mee eens. Sterker nog, ons Leren & Ontwikkelen programma zorgt nu al voor betere gesprekken bij onze klanten. Dankzij Leren & Ontwikkelen voeren zij geen beoordelingsgesprek, maar een ontwikkelgesprek. Dat is een gesprek gericht op de toekomst. Een gesprek dat een volledig beeld van een uniek individu geeft, met ontwikkelpunten waar de manager en medewerker zich helemaal in kunnen vinden. Kortom, een gesprek waarna de medewerker zin krijgt om te vlammen in 2018 !

Hieronder de vijf tips voor een goed functioneringsgesprek. Door je beoordelingsgesprek op deze punten te baseren creëer je gemotiveerde en gelukkige medewerkers.

1. Baseer het functioneringsgesprek op zelfreflectie

Functioneringsgesprekken worden veroordelingsgesprekken genoemd omdat je als medewerker vaak niets meer kan doen dan aanhoren hoe de manager vindt dat je het doet. Het voelt namelijk alsof dingen van bovenaf bepaald worden, zonder eigen invloed. Dat gaat regelrecht tegen een kernbehoefte van de mens in: Autonomie (zie Self-Determination Theory). Mensen willen de regie in handen hebben, zeker als het gaat om zoiets persoonlijks als een ontwikkelplan. Laat de medewerker dus vooral zelf bepalen waar hij of zij naar toe wil groeien. Faciliteer dit wel door genoeg inzichten te geven en de juiste vragen te stellen.

2. Behandel het volledig beeld van de medewerker

De mens is een holistisch persoon. Helaas komt er in traditionele functioneringsgesprekken vaak een eendimensionaal beeld van de medewerker naar voren. Dat is het beeld dat de manager van de persoon heeft. Dan ben je als medewerker voor je groei en ontwikkeling dus sterk afhankelijk van de subjectieve opvattingen en waarden van één iemand. Verwerk daarom altijd 360* feedback in het beoordelingsgesprek.

3. Richt het functioneringsgesprek op de toekomst

Kijk naar de toekomst, in plaats van het behandelen van incidenten uit het verleden. Dat zorgt namelijk voor een veel positiever gesprek. Als je praat over het verleden praat je veel sneller over wat niet goed ging. Dit motiveert niet. Je praat automatisch over wat er beter kan en over mogelijkheden als je praat over de toekomst. Dan wordt het echt een ontwikkelgesprek, in plaats van een beoordelingsgesprek.

4. Focus je in de beoordeling meer op de talenten

In traditionele functioneringsgesprekken wordt iedereen in een team op dezelfde punten beoordeelt. Zo voedt je de onrealistische verwachting dat iedereen kan uitgroeien tot “de schaap met vijf poten”. Hiermee komt een tweede kernbehoefte van de mens in gevaar: Competentie. Mensen willen zich competent voelen, maar tijdens veel beoordelingen wordt vaak evenveel of meer tijd besteed aan dingen die niet goed gaan dan aan dingen die wel goed gaan. Eigenlijk heel krom, want zo krijgt de medewerker veel te weinig kans om te praten over het groeien in werkzaamheden die hem of haar het meeste energie geven. Die gaan immers al goed toch? Zo creëer je geen uitblinkers, maar mensen die zichzelf uitputten om van hun zesjes een zeven te maken.

5. Besteed aandacht aan meer dan het functioneren

De laatste kernbehoefte van de medewerker is Verbondendheid. In hoeverre een medewerker zich verbonden voelt zie je niet direct aan targets of prestaties. Het gaat over softere aspecten: Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s, hoe relateert de medewerker zich aan de kernwaarden van de organisatie, zit hij of zij op de juiste plek? Zeer belangrijk om hier aandacht aan te besteden in functioneringsgesprekken, want een verminderde verbondenheid zorgt snel een minder vitale medewerker. Een verlies aan vitaliteit leidt tot uitval en verzuim.

Leren en Ontwikkelen

Probeer dus de kernbehoeftes van de mens; autonomie, verbondenheid en competentie te beantwoorden in functioneringsgesprekken door mensen zelf het stuur van hun ontwikkeling in handen te geven, medewerkers te behandelen als individuen met unieke talenten en het gevoel niet te schuwen.

Freddify Leren & Ontwikkelen doet precies dat. We laten medewerkers zelf doelstellingen formuleren op basis van periodieke inzichten uit:

• Zelfreflectie (vitaliteit, energie en waarden)
• Psychologische testen (competenties, persoonlijkheid en talenten)
• 360 feedback (managers en peers)

Meer weten? Check: www.freddify.com/organsatie